Vinkit taloyhtiön korjaushankkeen tarjouspyynnön laatimiseen
Tarjouspyynnön tekeminen voi välillä olla haastavaa niin isännöitsijälle kuin taloyhtiön hallituksen jäsenellekin. Aina tarjouksen pyytäjälle ei ole selvää mitä tietoja tarjouspyynnön mukana tulisi lähettää, miten tarjouspyyntö kannattaisi toimittaa ja mihin tietoja tarjouksessa tarvitaan.
Näiden vinkkien avulla tarjouspyyntö laaditaan niin, että taloyhtiön hallitukselle palautuu mahdollisimman vertailtavat ja ymmärrettävät tarjoukset. Myös taloyhtiön tie korjaushankkeessa lähtee jo alusta alkaen oikeille urille!
Liitä tarjouspyyntöön isännöitsijäntodistus
Ihan aluksi on hyvä tietää, että kaikki tarjouspyynnöt ovat erilaisia. Samaa pohjaa voi käyttää kaikissa tarjouspyynnöissä, mutta se on vain pohja eli sitä tulee muokata aina ostettavan palvelun mukaan. Esimerkiksi suunnittelutyöhön tarvitaan erilaiset pohjatiedot, kuin vaikka kuntoarvioon.
Lähtökohtaisesti tarjouspyynnössä tulee aina olla mukana kopio isännöintitodistuksesta eli isännöitsijäntodistuksesta. Isännöintitodistus kertoo tarjouksen antavalle yritykselle perustiedot kohteesta sekä sen, että henkilö, joka tarjouspyynnön lähetti, on valtuutettu toimimaan kyseisen taloyhtiön puolesta.
Muista kohteen perustiedot ja kaikki liitteet
Taloyhtiön korjaushankkeen tarjouspyynnössä tulee olla mukana myös mahdollinen työn toteutusajankohta. Erityisesti suunnittelussa ja rakennuttamispalveluissa tämä korostuu, koska työt myydään pitkällekin tulevaisuuteen ja jopa hinta saattaa määräytyä työn ajankohdan mukaan. Toteutusajankohdan lisäksi on syytä mainita myös poikkeavuuksista, joita työhön saattaa sisältyä. Tästä hyvä esimerkki on kiireinen aikataulu.
Tarjouspyyntöä tehdessä tulisi liittää mukaan kaikki lisämateriaalit, mitä kohteesta on saatavilla. Tällaista tietoa ovat esimerkiksi taloyhtiön päätökset ja aikaisemmin tehtyjen kuntotutkimuksien raportit. Kaikki lisätiedot edesauttavat ja helpottavat tarjouksen tekemistä. Lisätietoihin tulisi sisällyttää myös laskutustiedot.
Lisämateriaalit tarjoavat muun muassa myös kohteen perustiedot, kuten sijainnin, korjaushistorian, toimenpiteet. Tieto sijainnista on tärkeä, jotta voidaan selvittää, esimerkiksi minkälaisilla autoilla on mahdollista ajaa lähelle kohdetta. Julkisivujen ja parvekkeiden kuntotutkimukseen tarvitaan useimmiten nostokoriautoa, joka vaatii tilaa ympärilleen. Myös kadunvarressa olevien kiinteistöjen kuntotutkimuksia tehdessä voidaan joutua rajaamaan katua tai tekemään jopa liikenteenohjausta.
Digitaalinen jälki auttaa välttämään väärinymmärrykset
Tarjouspyyntöjä on paras lähettää sähköpostilla, jotta tarjouspyynnöstä ja kohteen tiedoista jää digitaalinen jälki. Puhelimitse pyydetyissä tarjouspyynnöissä tulee helposti väärinymmärryksiä, joita ei voida jälkeenpäin todentaa.
Kun tarjouspyynnön tekee kerralla mahdollisimman kattavasti ja oikein, nopeutetaan ja helpotetaan huomattavasti tarjouksen tekemistä, joka luonnollisesti palvelee taloyhtiötä. Puutteelliset tiedot vaikuttavat tarjouksen sisältöön, kuten hintaan ja siihen, voiko ylipäätään palveluntarjoaja suorittaa resursseillaan pyydettyä palvelua.
Haluatko tarjouksen taloyhtiösi korjaushankkeelle? Me autamme!
Uusimaa
Jarmo Myllärinen
Myyntipäällikkö
030 670 5650
jarmo.myllarinen@raksystems.fi
William Lindblom
Myyntipäällikkö
030 670 5655
william.lindblom@raksystems.fi
Anna Toikkanen
Asiakkuuspäällikkö
030 670 5479
anna.toikkanen@raksystems.fi
