Kuka vastaa taloyhtiön korjaushankkeen viestinnästä?

Taloyhtiöiden isot korjaushankkeet ovat suuria taloudellisia satsauksia, jotka vaikuttavat myös merkittävästi asukkaiden ja osakkaiden jokapäiväiseen elämään. Mikäli korjaushankkeen viestintä on hoidettu huonosti, ei tarvittava tieto tavoita asianomaisia ja koko hankkeesta jää helposti huono kuva. Kokosimme vinkit sujuvaan taloyhtiön korjaushankkeen viestintään.

Korjaushankkeen viestinnän roolijaot

Taloyhtiön korjaushankkeiden viestintä jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan osakasviestintää, johon osallistuvat niin osakkaat, taloyhtiön hallitus, isännöitsijä kuin korjaushankkeessa mukana olevat asiantuntijatkin. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan taas ammattilaisten välistä viestintää, jonka hoitaa yleensä korjaushankkeen projektipäällikkö.

Se, missä määrin ammattilaiset osallistuvat osakasviestintään, on hyvin tapauskohtaista. Osakasviestintä voidaan esimerkiksi erikseen sovittaessa osoittaa projektinjohtajalle, suunnittelijoille tai isännöitsijälle. Myös erillisen projektitiedottajan palkkaaminen on toisinaan kannattavaa.

Yleensä toimivin yhdistelmä on, että taloyhtiön hallitus hoitaa osakasviestinnän projektinjohtajan avustuksella urakointivaiheeseen asti. Urakointivaiheessa osakasviestintä siirtyy urakoitsijalle.

Hyvin suunniteltu viestintä on puoliksi tehty

Erityisesti laajat korjaushankkeet työllistävät korjaushankkeen viestintävastaavia runsaasti. On pakollisia lakisääteisiä asioita, kuten kokousten päätöksien tiedottamista, mutta myös esimerkiksi asukkaiden tai asiantuntijoiden kyselyihin vastaamista.

Jotta kaikki asiat tulee huomioitua, tulee viestintä suunnitella. Suunnittelu kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mielellään siinä vaiheessa, kun hankkeeseen ryhtymistä aletaan edes harkitsemaan. Viestintäsuunnitelmaan on hyvä kirjata ainakin viestinnän kanavat, roolit ja aikataulu. Silloin jokainen korjaushankkeen osapuoli tietää kuka, mitä, missä ja milloin viestitään, eikä asiat jää oletuksien varaan.

Viestintätyylejä on monia

Jotta korjaushankkeen viestit tavoittavat oikeat ihmisen oikeaan aikaan, viestintäkanavia ja viestintää on oltava riittävästi. Usein minimitasolle jätetty viestintä ei riitä, vaan jättää taloyhtiön osakkaille ja asukkaille epätietoisen kuvan.

Viestintäkanavia on oltava sekä sähköisiä että perinteisiä. Sähköisiä kanavia ovat esimerkiksi sähköposti, kotisivut ja sosiaalinen media, kun taas perinteisiä ovat esimerkiksi ilmoitustaulu ja paperinen tiedote.

Jokainen taloyhtiö on omanlaisensa. Toiset viestintäkeinot toimivat toisessa ja toiset toisessa. Kokenut asiantuntija osaa auttaa taloyhtiötä toimivien keinojen valinnassa.

Hyvä viestintä toimii myös lomien aikana

Hyvin usein korjaushanke osuu lomakauteen ja se aiheuttaa taloyhtiön osakkaissa ja asukkaissa huolta tiedon kulkemisesta. Taloyhtiön on turha huolehtia, sillä yleensä asiantuntijoiden sijaitset hoitavat korjaushankkeen viestinnän loma-aikoina.

Meillä asiantuntijoille nimetään sijaiset jo korjaushankkeen alussa. Sijaisella on koko ajan tarpeellinen tieto hankkeen etenemisestä, joten hän voi tarvittaessa siirtyä sijaistamansa asiantuntijan rooliin myös vakituisesti.

Jaa tämä

Jaa tämä: Facebook Jaa tämä: LinkedIn Jaa tämä: Twitter Jaa tämä: WhatsApp