För ett husbolag är ett med framgång förverkligat renoveringsprojekt en lång process med många olika faser

Ett renoveringsprojekt som närmar sig kan i ett husbolag både inom styrel-sen och bland invånarna upplevas som någonting långvarigt, dyrt och t.o.m. direkt skrämmande. Genom att förbereda projektet väl i samarbete med erfarna experter, kan det ändå slutföras med äran i behåll. Det kräver mycket arbete och gott tålamod, men med hjälp av förebyggande underhåll kan ett renoveringsprojekt förverkligas med god framgång.

Men var skall man egentligen börja, då man inom ett husbolag strävar till planenligt underhåll av fastigheten och ett med framgång genomfört renoveringsprojekt?

En konditionsinspektion och en långsiktig underhållsplan (PTS) är de första stegen i ett husbolags renoveringsprojekt

Genom att låta utföra en konditionsinspektion får styrelsen och disponen-ten nyttig information om, i vilket skick husbolagets fastighet för till-fället är. Denna inspektion kan jämföras med ett hembesök som utförs av en allmänläkare, även om huset i detta fall faktiskt besöks av totalt tre experter. I samband med konditionsinspektionen undersöker man fastighetens alla konstruktioner och tekniska system för att kunna fastställa i vilket skick dessa nu är. På basen av denna inspektion fastställer man sedan byggnadens kommande reparationsbehov genom att lägga upp en långsiktig underhållsplan (PTS). Denna underhållsplan representerar experternas uppfattning om, på vilket sätt fastigheten bäst hålls i skick och bör underhållas.

Redan för ett bara tio år gammalt husbolag är ovan beskrivna tillstånds-bedömning ett viktigt verktyg, då det gäller att planera förebyggande underhåll. Med hjälp av ett långsiktigt tankesätt kan alla kommande sane-ringar synkroniseras på det sätt, som är allra vettigast sett ur både teknisk och ekonomisk synvinkel. Tidsättningen spelar nämligen en bety-dande roll, då det gäller de totalkostnader ett saneringsprojekt föror-sakar. Genom att använda sig av förebyggande konditionsinspektioner kan man genomföra renoveringsprojekten i tillräckligt god tid så, att repara-tionsmetoderna inte behöver vara de tyngsta och dyrbaraste tänkbara.

Ett överraskande renoveringsprojekt belastar helt onödigt både husbolagets och aktieägarnas ekonomi, eftersom det enligt en undersökning utförd av VTT blir upp till 30 % förmånligare att göra reparationerna vid den opti-mala tidpunkten i stället för att göra dem för sent.

Med hjälp av mer ingående konditionsunder-sökningar får man mera information om ett problem

Det är mycket viktigt att man låter utföra alla de i konditionsinspek-tionsrapporten rekommenderade mer ingående undersökningarna, eftersom dessa är nödvändiga för att man skall kunna fastställa en konstruktions eller ett tekniskt systems verkliga skick. Konditionsinspektionen är en ytlig inspektion som utförs på helt visuell basis – i de mer ingående undersökningarna går man djupare in under ytan. Om det behövs, öppnar man konstruktionerna och tar prover. Då konditionsinspektionen är jämförbar med en hälsokontroll utförd av en allmänläkare, motsvarar de mer ingående undersökningar av någon bestämd konstruktion eller byggnadsdel ett besök hos en specialist.

Den mer ingående konditionsundersökningen fungerar även som grund för det aktuella renoveringsprojektets projektering och bygghandlingsplaner. Utan att utföra en mer ingående konditionsundersökning kan man t.ex. inte bestämma den rätta reparationsmetoden för projektet.

Projektchefen leder bostadsbolaget till ett med framgång genomfört renoveringsprojekt

Projektchefen är den person, som bär huvudansvaret för bostadsbolagets renoveringsprojekt. Projektchefen ser till, att man gör precis de rätta undersökningarna och att hjulen hålls rullande. Projektchefen styr alla undersökningar och ansvarar för projektplaneringen. Projektchefen är hela tiden fullt medveten om hur projektet framskrider och fungerar som dispo-nentens, styrelsens – och varför inte även invånarnas – assistent och kontaktperson i alla ärenden, som gäller projektet..

Projektchefen lättar på både disponentens och styrelsens arbetsbörda och hjälper dessa att framgångsrikt ro renoveringsprojektet i land. En av projektchefens viktigaste uppgifter är att lägga upp en realistisk tid-tabell för projektet.

Det lönar sig för disponenten och bostadsbolagets styrelse att ta med en professionell och erfaren projektchef i projektet direkt, då man inser behovet av att påbörja ett renoveringsprojekt. På så sätt kan projekt-chefen genast från början sätta sig in i projektet.

Hela 90 % av renoveringsprojektets kostnader bestäms redan i projektplaneringsfasen

Även om man påbörjar projektplaneringen på basen av ytliga och begränsade konditionsinspektioner, rekommenderar en erfaren projektplaneringsgrupp ofta under planeringens gång styrelsen att låta göra olika mer ingående tilläggsundersökningar. Dessa undersökningar behövs då, för att man skall få tillräckligt bra information om alla konstruktioners eller systems skick.

I projektplaneringsfasen avgörs ca. 90 % av projektets totalkostnader, eftersom man redan i det skedet bestämmer projektets hela omfattning. I samband med linjesaneringar brukar man, förutom att förnya rör och elsys-tem, ofta även förnya alla tvättrum, måla allmänna utrymmen, förbättra belysningen och möjligen även förnya gården. Detta av den enkla anled-ningen, att då gården grävs upp och rören förnyas, så lönar det sig att kombinera dessa två projekt till ett. Om dessa ”tilläggsjobb” inte har beaktats i tid, blir det i ett senare skede både tilläggskostnader och problem med tidtabellen – ibland kan dessa jobb rentav bli ogjorda.

I projektplaneringsfasen bestämmer man vad som skall renoveras och hur arbetet skall utföras

I projektplaneringsfasen bestämmer man projektets tidtabell och hur reno-veringsarbetet skall utföras. Kostnadsnivån i ett linjesaneringsprojekt påverkas t.ex. mycket av, om rörsaneringen verkställs genom att förse insidorna av de gamla rören med ny ytbeläggning eller på traditionellt sätt genom att helt avlägsna de gamla rören och ersätta dem med nya. Valet av renoveringsmetod kan ibland vara klart redan på basen av den kondi-tionsinspektion som utförts, då husets konstruktioner, grund eller någon annan faktor i vissa fall kan fungera som ett hinder för ett alternativ, eller underlätta verkställandet av ett annat. Valet av renoveringsmetod har dock alltid en betydande inverkan på projektets totala kostnadsnivå.

Då husbolagets projektplan står klar, lägger projektchefen ut planen på anbud. Projektchefen stöder styrelsen då projektplanen skall verkställas och lägger redan i planeringsskedet även ut eventuella (tilläggs)under-sökningar på anbud. Projektchefen ansvarar även för övervakningen av de mera ingående tilläggsundersökningar som görs. Då projektplanen står klar, presenteras den för aktieägarna vid bolagets årsstämma. Då planen har godkänts, kan man be om offerter på verkställandet av renoveringsarbetet.

Redan vid projektets planeringsfas strävar man till att uppnå hälsosamma byggnadskonstruktioner – d.v.s man försöker undvika val, som kan leda till problem med fukt eller smuts. Exempelvis bör man vid en linjesanering i rivningsskedet noggrannt se till, att dammet inte sprider sig inne i bygg-naden. Detta är viktigt, även om invånarna ofta inte ens bor i byggnaden under renoveringsskedet. I samband med renovering av tak eller fasader måste man välja, om man för att garantera ett effektivt väderskydd kanske vill täcka in hela huset till en litet högre kostnad, eller om man nöjer sig med att använda billigare och mer osäkra presenningar.

Projektplanen görs upp i samarbete med ett yrkeskunnigt projektplaneringsteam

Projektplaneringen är projektets viktigaste fas och därför bör man reser-vera tillräckligt med tid för den. Om projektet påbörjas t.ex. först då något av rören läcker, kommer projektet från början till slut att genom-föras med stor brådska. Man bör reservera flera månader tid för projekt-planeringen och under denna tid borde hela projektplaneringsgruppen träf-fas ett antal gånger. Gruppen i fråga består av – förutom disponenten och styrelsen – specialister inom olika tekniska områden, projektchefen inkluderad.

Då projektplaneringsfasen har genomförts i lugn och ro, har disponenten och styrelsen en väl dokumenterad plan med alla behövliga bilagor till handa. Med hjälp av dessa dokument är det lättare att föra fram projektet och att få ett lånelöfte från banken, innan planen sedan presenteras vid årsstämman. Det lönar sig att ansöka om ett lånelöfte med en reservation för tilläggsarbeten och ändringar i planerna, d.v.s. med en tilläggsbudget på ca. tio procent.

I arbetsbeskrivningarna definierar man noggrannt, vilka material som skall användas vid renoveringsarbetet

Uppgörandet av arbetsbeskrivningarna börjar, då man i projektplanen har fastställt grundramarna för projektet. Arbetsbeskrivningarna (bygghand-lingsplanen) inkluderar ritningar och arbetsbeskrivningar uppgjorda av planerare och experter från olika branscher; vad skall man göra, vilka material skall man använda och vilka nu gällande bestämmelser måste man beakta i projektet. Till de delar av projektet som kräver byggnadslov, definierar ändå rätt långt de officiella planeringsinstruktionerna och byggförordningarna metoden för genomförande.

Man bör också reservera tillräckligt med tid för att göra upp arbets-beskrivningarna. I stora och omfattande projekt inkluderar arbetsbeskriv-ningarna nämligen mängder av ritningar och andra dokument, som det tar månader för experterna att ta fram. Det rekommenderas, att den arbetsgrupp som ansvarar för att förverkliga projektet, håller ett möte då alla preli-minära utkast är klara. Då kan man vid behov ännu göra ändringar i planer-na. Projektchefen hjälper styrelsen och disponenten även i detta skede så, att samarbetet med experterna löper smärtfritt under hela den tid arbets-beskrivningarna görs upp.

Om det är fråga om ett mer omfattande renoveringsprojekt (d.v.s. ett pro-jekt, som kräver byggnadslov), måste projektet också ha en ansvarig huvud-planerare. Huvudplanerarens uppgift är, att se till att de olika planerna (uppgjorda av konstruktörer, VVS-planerare och arkitekter) passar ihop i just det här projektet.

Arbetsbeskrivningarna bör enligt god sed godkännas av husbolagets aktie-ägare vid ett separat infotillfälle. God kommunikation är en av de grund-läggande förutsättningarna för, att ett renoveringsprojekt skall lyckas – här mäts i synnerhet projektchefens yrkesskicklighet. Till väl fungerande praxis hör därför, att planerna i förväg läggs fram för inspektion och att se till, att dialogen mellan de olika parterna hela tiden fungerar.

Anbudsfasen vid valet av huvudentreprenör fungerar problemfritt, då alla bygghandlingar är väl uppgjorda

Då arbetsbeskrivningarna är klara och har godkänts vid det infotillfälle som arrangerades för aktieägarna, är det dags att påbörja anbudsfasen och att välja huvudentreprenör. Projektchefen (eller den konsult som fungerar som byggherrens representant) gör upp en noggrannt specificerad anbuds-förfrågan försedd med behövliga bilagor så, att de anbud man får in skall vara sinsemellan jämförbara. En väl genomförd planeringsfas och professio-nellt uppgjord dokumentation garanterar, att anbudsfasen lyckas och att det är lättare att jämföra de anbud man fått in..

Vanligtvis bjuder man in 2-4 entreprenörer till vidare anbudsförhand-lingar. Vid dessa förhandlingar går man noggrant igenom målsättningen i renoveringsprojektet och de krav objektet ställer. Då entreprenören väl har valts, besluter man om att påbörja projektet genom ett majoritets-beslut antingen vid en extraordinarie bolagsstämma eller vid vårens/hös-tens ordinarie bolagsstämma. En erfaren projektchef informerar aktieägarna senast en vecka innan mötet om, vad projektet innehåller och om de beslut som behöver göras. På så sätt har aktionärerna tid att bekanta sig med projektet och att ställa frågor.

Övervakaren ansvarar för, att projektet verkställs enligt planerna samt att budgeten och tidtabellen håller

Renoveringsprojektets övervakare ansvarar för, att renoveringsarbetet utförs enligt planerna och den uppgjorda tidtabellen. Övervakaren besöker byggarbetsplatsen så ofta det behövs och dokumenterar sina besök möjligast noggrannt genom t.ex. övervakningsrapporter, som varje vecka överlämnas till kunden. Dokumenteringen är i det här skedet ytterst viktig – utan den är det omöjligt att i efterhand veta, vad man gjort på byggarbetsplatsen och när man gjort det.

Vid varje större projekt stöter man även på ett behov av olika tilläggs- och ändringsarbeten, som även de bör hanteras. Dessa arbeten, liksom även allt annat som har hänt efter föregående arbetsplatsmöte, behandlas vid regelbundet återkommande månatliga arbetsplatsmöten. Vid dessa möten kontrollerar man också, hur väl man har hållit sig till budgeten och hur arbetet har framskridit. På detta sätt har husbolagets disponent en klar upfattning om, huruvida de pengar som reserverats för projektet kommer att räcka till, eller om budgeten kommer att överskridas.

Det hör också till övervakarens arbetsuppgifter att inspektera de modell-utrymmen, som uppgörs vid t.ex. tvättrumssaneringar. Det är nämligen ett bra sätt, att först göra ett av tvättrummen helt färdigt. Med hjälp av det kan man sedan konstatera, att allting har gjort helt korrekt. Detta tvätt-rum godkänns av övervakaren och det används därefter som en modell, för hur arbetet bör verkställas.

Det är viktigt – särskilt under den tid då själva renoveringsarbetet är igång – att entreprenören hela tiden (under projektchefens övervakning) informerar husets invånare och aktionärer om, i vilken takt projektet framskrider. Invånarna är i allmänhet nyfikna på, hur väl projektet har gått framåt och om tidtabellen kommer att hålla. Det egna hemmet är alltid viktigt och man grubblar lätt på frågor, som relateras till detta.

I slutfasen av projektet arrangeras en mottagningsgranskning på arbets-platsen. Syftet med denna är, att deltagarna (övervakaren, entreprenören och husbolagets representanter) tillsammans skall kontrollera, om arbetet har utförts enligt planerna och gällande kvalitetskrav. Reparations-objektet kan tas ibruk först efter denna mottagningsgranskning.

Entreprenören har ett två års garantiansvar för den slutförda renoveringen

Projektchefen fortsätter sitt arbete även under renoveringsprojektets garantitid. Entreprenörens garantiansvar sträcker sig normalt över två års tid. Om invånarna under garantitiden meddelar om något fel, kommer överva-karen och husbolagets representant att inspektera läget på plats och där-efter rapportera till entreprenören. Fel som utgör en säkerhetsrisk eller risk för ytterligare skador repareras omedelbart som garantiarbete, medan t.ex. alla skönhetsfel repareras på en gång i samband med ett speciellt garantireparationstillfälle (två år efter projektets överlåtelse).

Entreprenören, övervakaren och husbolagets representant utför tillsammans en garantikontroll ca. 1,5 – 2 år efter mottagningsgranskningen. Ur hus-bolagets synvinkel sett är detta den absolut viktigaste kontrollgransk-ningen efter att renoveringarbetet har slutförts. Det är nämligen då sista chansen att göra en reklamation över de fel som har upptäckts. Efter detta tillfälle är det för sent.

Den del av kontraktsbeloppet som kvarhållits som garanti för att entrepre-nören skall sköta sitt garantiansvar (två procent av det skattefria kont-raktsbeloppet) frisläpps till entreprenörens förmån vid garantitidens slut, om alla under garantitiden upptäckta fel och brister har åtgärdats på ett godtagbart sätt. Denna ”pant” på två procent fungerar – i synnerhet i större projekt – som en väl fungerande garanti för, att entreprenören verkligen vill utföra garantireparationerna.