Raksystems dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivningar

Gäller fr.o.m. 14.4.2020

Dataskyddsbeskrivning för kunder och intressenter

I vår dataskyddsbeskrivning berättar vi hur vi samlar in, behandlar, lämnar ut och skyddar våra kunders och intressenters personuppgifter. Med personuppgifter avser vi alla uppgifter som gäller identifierad eller identifierbar fysisk person, det vill säga dig. Sådana uppgifter om dig är exempelvis namn, adress, telefonnummer och fotografi på dig. Vi berättar också vilka som är de registrerades, det vill säga dina, rättigheter.

Förfrågnings- och responsblanketter, som möjligtvis riktas till dig, kan innehålla länkar till andra bolags webbplatser eller tjänster med egen dataskyddspraxis. Vi rekommenderar att du bekantar dig med dessa tredje parters dataskyddspraxis.

Vid behandlingen av personuppgifter följer vi på Raksystems Europeiska unionens (”EU”) allmänna dataskyddsförordning och övrig tillämplig dataskyddsreglering. Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Ifall du undrar över något får du mera information genom att kontakta oss.

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige är Raksystems Insinööritoimisto Oy eller ett annat företag i Raksystems-koncernen (hädanefter ”vi” eller ”den personuppgiftsansvarige”) vars personuppgifter som rör kunder, partners och andra intressenter behandlas.

Kontaktuppgifter

asiakaspalvelu@raksystems.fi
tlf. 030 670 5500

Mottagare av personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas endast av de personer inom Raksystems-koncernen vars arbetsuppgifter förutsätter behandling av dessa uppgifter.

Dina personuppgifter kan också överföras på basis av avtal till utlokaliserad tjänsteleverantör för behandling på uppdrag av oss. Utöver oss behandlar också våra avtalspartners i nödvändig utsträckning exempelvis uppgifter och svar i eventuella förfrågnings- och responsblanketter. Dylika underleverantörer är exempelvis leverantörer av IT-tjänster som bl.a. har hand om systems tekniska underhåll eller behandling av respons. Tjänsteleverantörer behandlar dina personuppgifter enligt våra anvisningar i syfte att erbjuda våra tjänster och de har inte rätt att utnyttja dina uppgifter för eget syfte.

Vi använder oss av utlokaliserade tjänsteleverantörer i bland annat följande syften: våra tjänsters forsknings- och utvecklingsverksamhet, marknadsföring, hantering av klientskap, fakturering och indrivning, leverans och upprätthållning av system samt erbjudandet av olika tekniska plattformar.

Syftet med behandling av personuppgifter

Upprätthållning, förvaltning och statistikföring av kunders, samarbetspartners och intressenters uppgifter, utveckling av affärsverksamhet och upprätthållning, förvaltning och statistikföring av registrerades intresseuppgifter. Upprätthållning och förvaltning av beställnings- och faktureringsuppgifter, utförandet av uppdrag, upprätthållning och statistikföring av kund-, tillverkar- och måluppgifter som krävs för rapporters innehåll och leverans, erbjudandet av tjänster och produkter, marknadsföring, utveckling av företagsverksamheten och utveckling av därtill hänförlig kundservice, hantering och utveckling av klientskap samt efterföljning och analysering av val och önskemål gällande tjänster.

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter också för att efterfölja lagstadgade krav beträffande exempelvis bokföring eller för att uppfylla myndigheters lagbaserade begäranden. Vi behandlar dina personuppgifter också i samband med insamling, användning, behandling och publicering av förfrågningar och respons samt för anmälan och deltagande i evenemang. Vi kommer eventuellt att publicera och utnyttja din respons på vår webbplats, nyhetsbrev, marknadsföring, sociala medier och interna skolningar samt i utvecklingen av vår verksamhet. I samband med responsförfrågan meddelar vi när ditt svar behandlas anonymt eller om responsen inte publiceras. Vi kommer eventuellt också att fotografera eller filma under våra möten, evenemang och tillställningar, varvid material eventuellt kommer att utnyttjas i vår interna och externa kommunikation, så som på webbplatsen, sociala medier och tryckalster.

Grunder för behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter på basis av någon av följande:

  • gemensamt avtal (exempelvis beställningsavtal),
  • ditt samtycke (exempelvis elektronisk direkt marknadsföring). I detta fall kan du när som helst återkalla ditt samtycke,
  • vårt berättigade intresse (exempelvis statistikföring och överföring av dina personuppgifter inom vår koncern) eller
  • lagstadgad skyldighet som vi som företag bör uppfylla eller för att fullgöra myndigheters lagbaserade begäranden.

Registrerade persongrupper

Kunder och dess eventuella representanter, så som fastighetsmäklare eller disponenter. Därtill samarbetspartners och övriga intressenter eller dessas representanter.

Registrerade uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter endast i nödvändig mån. Bl.a. följande uppgifter kan samlas in om den registrerade:

  • namn, identifikationsnummer, födelsetid, språk, fotografi, video, adress, e-postadress, telefonnummer och måluppgifter.
  • position, utbildningsinformation, språkuppgifter, titel, organisation.
  • kontaktuppgifter, begäran om återuppringning och övriga förfrågningar samt samtycke till direkt marknadsföring och eventuellt samtycke till nyhetsbrev samt uppgifter för återkallelse av dessa samtycken.
  • offertbegäran, offerter som skickats, beställningar, kundnummer.
  • uppgifter som med ditt samtycke sparats från tredje parts register.
  • intresseobjekt, intresseområden och övriga uppgifter som du meddelat.
  • uppgifter om din förnöjsamhet beträffande tjänsterna och dina kommentarer gällande personuppgiftsansvariges tjänster.
  • övriga uppgifter som du angett och tillagt samt bilagor jämte bilder.
  • utöver respons samlar vi in även bakgrundsinformation om dig, så som ägartid och antal personer som bor i samma hushåll, i statistikförings- och tjänsteleveranssyfte då du besvarar respons- eller förfrågningsblanketter.
  • uppgifter om deltagande i evenemang och skolningar. Inför evenemang och skolningar samlar vi också in nödvändiga uppgifter, så som dina kostönskemål gällande serveringen. De anmälningsuppgifter du angett inför evenemanget innehåller eventuellt uppgifter om din hälsa, så som bl.a. uppgifter om allergier.
  • för våra applikationer och webbläsarbaserade tjänster samlar vi också in uppgifter om ditt användarnamn och lösenord samt uppgifter om din användningshistorik.
  • därtill kommer vi eventuellt att banda in samtal för att försäkra oss om kundförnöjsamhet och betjäningssituationer samt i utbildningssyfte.

Regelbundna informationskällor

I regel erhåller vi uppgifterna antingen från dig, eller med ditt uttryckliga samtycke eller i övrigt genom din medverkan ur tredje parters register. Huvudsakliga informationskällor är beställningsavtal, information som erhållits från den registrerade bland annat genom kontakttagande samt i samband med kundservice och övrig kontakt. Företagsinformation kan också samlas in från olika offentliga register samt från företagens webbplatser.

Därtill kan kunder och övriga intressenter själv fylla i sina uppgifter i systemen bland annat i samband med deltagande i skolningar samt i förfrågnings- och responsblanketter. Övriga informationskällor kan vara vår webbplats och uppgifter som lämnats/fyllts i av dig. Därtill samlar vi i samband med etablerandet av olika tjänster in uppgifter om dig med beställningsblanketter och i samband med kundservice samt från kundinformationssystemets databas.

Uppgifter kan samlas in direkt från dig i samband med registreringen, från samarbetspartners eller från kontaktuppgifter som publicerats av olika medier.

Regelbunden utlämning av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifter kan lämnas ut och överföras inom koncernen bland annat i syfte att utföra nödvändiga uppgifter för att upprätthålla klientförhållanden, utföra tjänster och möjliggöra fakturering samt för erbjudandet och marknadsföring av våra egna och våra samarbetspartners tjänster samt för hantering av klientförhållande och samarbete samt till aktörer som har lagstadgad rätt att erhålla uppgifter. Rapporter som hör till uppdrag samt till dessa hörande personuppgifter kan lämnas ut till beställarna av uppdraget, till dessas representanter eller till tredje part inom de ramar som tillåts av lagstiftningen.

I regel behandlar vi uppgifter inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I huvudsak överförs eller utlämnas alltså inte uppgifter utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ifall det inte är nödvändigt med tanke på behandlingen av personuppgifterna som redogjorts för ovan, varvid vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftning och i synnerhet artiklarna 45-46 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Notera vänligen att vissa av våra samarbetspartners kan behandla dina personuppgifter utanför EU (så som Google och Facebook).

Personuppgifters förvaringstid

Uppgifter förvaras endast så länge det är nödvändigt med tanke på vår verksamhet eller som lagstiftningen förutsätter. Förvaringstiden kan variera mellan uppgiftsgrupper. Förvaring av uppgifter och rapporter är viktigt exempelvis för att man beträffande nya uppdrag ska kunna utreda huruvida vi i målet tidigare utfört kontroller, undersökningar eller andra åtgärder som kan vara av betydelse med tanke på nya uppdraget. Därutöver, till exempel vid Bostadaffärens Byggnadsbesiktning, ska enligt Beställarens anvisning (KH 90-00393) rapporten förvaras minst 10 år.

Principer för skydd av personuppgifter

Personuppgifterna är huvudsakligen sparade på IT-basis och skyddade med nödvändiga tekniska åtgärder. I behandlingen av personuppgifter används sakenliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder med vilka personuppgifterna skyddats mot försvinnande, missbruk, utlämning, ändring och förstörelse. Fysiskt material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen/arkivskåp till vilka endast utnämnda personer och personer som på grund av sin position är auktoriserade har tillgång. Endast de anställda, yrkesutövare och övriga personer hos den personuppgiftsansvarige vars uppdrag förutsätter tillgång till databasen och som på basis av sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter har tillgång till databaser och system samt behandling av personuppgifter.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt

  • att av den personuppgiftsansvarige begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av behandling som rör den registrerade eller att invända mot behandling samt rätt till dataportabilitet;
  • till den del behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, att när som helst återkalla sitt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket, innan detta återkallades;
  • att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande utan lagenlig grund;
  • att inge klagomål gällande behandling av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Ifall du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsregleringen kan du inge klagomål till en tillsynsmyndighet i den EU-medlemsstat där du har ditt hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att överträdelsen skett.

I Finland är ifrågavarande myndighet Dataombudsmannen:
Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4

00530 Helsingfors

Postadress: PB 800

00531 Helsingfors

Telefonväxel: +358 (0)29 566 6700

E-post: tietosuoja@om.fi