Dataskyddsbeskrivning för KotiApp

Dataskyddsbeskrivningen innehåller information om hur vi samlar in, behandlar, lämnar ut och skyddar dina personuppgifter i anslutning till tjänsten KotiApp. Med personuppgifter avses alla de uppgifter som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person dvs. dig. Sådana uppgifter är till exempel namn, adress och telefonnummer. Vi ger även information om vilka rättigheter du har som registrerad.

Vid behandling av personuppgifter följer vi på Raksystems Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning och övrig tillämplig dataskyddslagstiftning.

Nedan finns mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi har delat upp informationen under olika rubriker för att det ska vara enkelt att hitta information. Om du har frågor, kontakta oss.

Vem är personuppgiftsansvarig inom Raksystems?

Raksystems Insinööritoimisto Oy (FO-nummer 0905045-0)

Dragvägen 3 A
FI-01610 Vanda
tfn +358 30 670 55 00
sales@raksystems.fi

Kontaktuppgifter för registerärenden

sales@raksystems.fi
tfn +358 30 670 55 00

Ändamål med behandling av personuppgifter

Tjänsten inkluderar personuppgifter om de användare som registrerat sig i tjänsten KotiApp samt uppgifter om de byggnader eller lägenheter som dessa äger eller förvaltar.

Personuppgifter kan behandlas för följande ändamål:

  • Hantering av en i tjänsten registrerad användares uppgifter, som namn, adress och kontaktuppgifter, för administration och användning av Tjänsten.
  • Hantering och produktion av rekommendationer för användare av Tjänsten.
  • Statistikföring.
  • Tillhandahållande och marknadsföring av den personuppgiftsansvariges eller dennes samarbetspartners produkter och tjänster.
  • Utveckling av den personuppgiftsansvariges affärsverksamhet inklusive tillhörande kundservice.
  • Skötsel och utveckling av kundrelationer.
  • Uppföljning, analys och profilering utifrån uppgifter om de i Tjänsten registrerade användarnas intressen samt val och önskemål i tjänsterna, inklusive utveckling av tillhörande kundservice.
  • Vi behandlar dina personuppgifter även för att samla in, nyttja, hantera och publicera enkäter och respons. Vi kan publicera och nyttja din respons på vår webbplats, i nyhetsbrev, marknadsföring, på sociala medier och i intern utbildning samt utveckling av vår verksamhet. Responsenkäter innehåller information om huruvida ditt svar behandlas anonymt eller om responsen inte publiceras.

Vilka är grunderna för behandling av personuppgifter inom Raksystems?

Vi behandlar dina personuppgifter på följande grunder:

  • avtal om KotiApp,
  • ditt samtycke (till exempel elektronisk direktmarknadsföring). I det här fallet kan du när som helst återkalla ditt samtycke,
  • våra berättigade intressen (till exempel statistikföring och överföring av personuppgifter inom koncernen) eller
  • lagstadgade skyldigheter som vi som företag ska uppfylla (till exempel är vi enligt lag skyldiga att förvara faktureringsuppgifter för bokföring eller att genomföra myndigheters begäran som grundar sig på lag).

Vilka persongrupper omfattas av registreringen?

Vi registrerar uppgifter om följande persongrupper:

  • kunder som är användare av KotiApp inklusive deras eventuella representanter.

Vilka personuppgifter behandlar Raksystems?

Vi behandlar personuppgifter enbart i den utsträckning som det är nödvändigt.

Uppgifter som kan samlas in:

  • Namn och kontaktuppgifter (postadress, e-postadress, telefonnummer), födelsetid/ålder, servicespråk.
  • Användarnamn, lösenord, kontaktuppgifter för fakturering samt användarhistorik.
  • Information om ombud eller annan representant, ifall sådan information har lämnats.
  • Uppgifter om objekt (uppgifter om en byggnad eller lägenhet, till exempel antal våningar, byggår och läge) samt servicehistorik (till exempel utförda serviceåtgärder på ett objekt).
  • Ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring och utskick av nyhetsbrev som sker via e-post, sms och andra automatiska system inklusive begäran om återkallande av dessa samt förbud mot den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring.
  • Uppgifter som hämtats från en tredje parts register och sparats med ditt samtycke.
  • Information om dina intressen och andra uppgifter som du har lämnat.
  • Information om din nöjdhet med tjänsterna och dina kommentarer om den personuppgiftsansvariges tjänster.
  • När du svarar på respons- och enkätformulär samlar vi även in bakgrundsuppgifter om dig för statistikföring och tjänstens utförande, såsom ägandetid och antal personer som bor i samma hushåll.
  • Uppgifter om köp och återkallanden.
  • Kontakthistorik.
  • Andra uppgifter som du har lämnat och lagt till samt bilagor inklusive bilder. Kotikansio kan innehålla bilder, anteckningar och kontaktuppgifter som användaren själv har laddat upp.
  • Uppgifter från eventuella givare som har anslutits till tjänsten.

Vilka är Raksystems huvudsakliga uppgiftskällor?

Huvudsakligen får vi uppgifterna antingen av dig, med ditt uttryckliga samtycke eller med din samverkan från tredje parters register.

Raksystems huvudsakliga uppgiftskälla i anknytning till KotiApp är KotiApp-beställningar och uppgifter som erhållits i samband med dessa.

Hur agerar vi gällande regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar inte ut och överför inte uppgifter utanför EU/EES, om det inte är nödvändigt för behandlingen av personuppgifter för att tillhandahålla kundservice eller fullgöra lagstadgade skyldigheter, varvid överföringen följer Finlands lagstiftning och EU:s bestämmelser och övriga regler om dataöverföring. 

Observera dock att en del av våra samarbetspartner behandlar dina personuppgifter utanför EU (som Google och Facebook, i USA, där överföringen av dina uppgifter skyddas av ramverket EU-US Privacy Shield).

Inom koncernen Raksystems lämnar vi ut och överför uppgifter när det behövs för behandlingen av personuppgifter för att genomföra tjänster, enkäter och uppdrag, sköta och hantera kundrelationer och reklamationer, möjliggöra fakturering eller när överföringen av uppgifter grundar sig på fullgörande av lagstadgade skyldigheter. Vi lämnar ut och överför uppgifter inom koncernen Raksystems för tillhandahållande, marknadsföring och samarbete i anknytning till våra och våra samarbetspartners tjänster samt för att tillhandahålla Raksystems nyhetsbrev.

Vi lämnar ut dina uppgifter till tredje parter enbart med ditt samtycke eller om utlämnande av dina uppgifter särskilt föreskrivs, i samband med företagsaffär eller -arrangemang eller om överföring av dina uppgifter behövs för att möjliggöra fakturering och inkasso. Till exempel skattemyndigheten har rätt att få dina uppgifter i vissa situationer. Dessutom behandlar våra tjänsteproducenter och samarbetspartner kunduppgifter i enlighet med våra uppdrag. Sådana underleverantörer är till exempel it-tjänsteleverantörer, som bland annat sköter det tekniska underhållet av våra system eller behandlar respons. Till exempel behandlar våra samarbetspartner nödvändiga uppgifter, som ditt telefonnummer, i anknytning till Vuotovahti som eventuellt har anslutits till KotiApp, i den utsträckning som behövs. När det vid behandling av dina personuppgifter är fråga om informationsbehandling för vår räkning, har våra samarbetspartner tystnadsplikt, och våra samarbetspartner har inte rätt att lämna ut dina uppgifter till tredje parter eller använda dina uppgifter för andra ändamål än för att genomföra våra uppdrag.

Vem inom Raksystems behandlar mina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas av våra anställda eller våra samarbetspartners anställda som har sådana arbetsuppgifter där behandling av personuppgifter krävs. Till exempel uppgifter och dina svar på enkät- och responsformulär behandlas i nödvändig omfattning även av våra samarbetspartner. De som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.

KotiApp kan innehålla länkar till andra bolags webbplatser eller tjänster med egen dataskyddspraxis. Vi rekommenderar att du läser igenom tredje parters dataskyddspraxis.

Hur länge lagrar Raksystems mina personuppgifter?

I samband med avslutande av Tjänsten raderar bolaget alla personuppgifter om användaren i Tjänsten inom en rimlig tid. Användaren är själv skyldig att radera och spara bilder och annat än personuppgifter som denne har skickat till tjänsten eller att separat i samband med avslutandet lämna en begäran om radering av dessa uppgifter till Bolaget. Bolaget har dock rätt att lagra konstruktions- och systemuppgifter om byggnader eller lägenheter samt offentliga eller i övrigt allmänt tillgängliga uppgifter om byggnader och lägenheter i Tjänsten även efter avslutandet.

Vilka är principerna för skydd av Raksystems register?

Vårt register är huvudsakligen it-baserat. Dina uppgifter finns i skyddade datasystem på en tredje parts server som fysiskt ligger i EU/EES-området. Vid behandling av personuppgifter tillämpar Raksystems relevanta skyddsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot försvinnande, missbruk, utlämnande, ändringar och förstöring. 

De serverdatorer som används för behandling av dina uppgifter finns i låsta rum som skyddas med passagekontroll och säkerhetssystem. Obehörig åtkomst förhindras även bl.a. med brandvägg och tekniska skyddsmetoder samt lösenord. Fysisk åtkomst till uppgifterna förhindras med passerkontroll samt övriga säkerhetsåtgärder. Åtkomst till uppgifterna har bara de personer som behöver åtkomsten för tjänstens tillhandahållande eller för sina arbetsuppgifter. Användarna har tystnadsplikt. Uppgifterna i registret får ändras enbart av de personer till vilkas arbetsuppgifter detta hör.

Vilka är mina rättigheter som registrerad?

Du har rätt att:

  • av oss begära tillgång till de uppgifter som rör dig samt rätt att få de aktuella uppgifterna rättade eller raderade, rätt att begränsa behandlingen eller invända mot behandlingen samt rätt till dataportabilitet,
  • när behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kan du återkalla ditt samtycke när som helst. Återkallandet påverkar dock inte lagligheten av den behandling som utförts tidigare,
  • kontrollera och vid behov få bristfälliga och felaktiga uppgifter som rör dig rättade utan obefogat dröjsmål. Lämna i detta fall din begäran till oss skriftligt.
  • få uppgifter som rör dig raderade, om dina personuppgifter inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in eller i övrigt behandlats.
  • lämna in klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till tillsynsmyndigheten.

Du har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsbestämmelserna kan du lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten i det EU-land där du har din stadigvarande hemort eller arbetsplats eller där du anser att brottet mot bestämmelserna har begåtts. I Finland är myndigheten i fråga dataombudsmannen.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress:
Bangårdsvägen 9, 6:e vån.
FI-00520 Helsingfors

Postadress:
PB 800
FI-00521 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 29 566 67 00
Fax: + 358 9 566 67 35
E-post: tietosuoja@om.fi