RAKSYSTEMS DATASKYDDSBESKRIVNING: ARBETSÄGARE OCH - SÖKANDE

Uppdaterad 15.4.2022.

Dataskyddsbeskrivning gällande uppgifter om arbetstagare och -sökande

I vår dataskyddsbeskrivning berättar vi hur vi samlar in, behandlar, lämnar ut och skyddar våra arbetstagares och arbetssökandes personuppgifter. Med personuppgifter avser vi alla uppgifter som gäller identifierad eller identifierbar fysisk person, det vill säga dig. Sådana uppgifter om dig är exempelvis namn, adress, telefonnummer och fotografi på dig. Vi berättar också vilka som är de registrerades, det vill säga dina, rättigheter.

Förfrågnings- och responsblanketter, som möjligtvis skickas till personalen, kan innehålla länkar till andra bolags webbplatser eller tjänster med egen dataskyddspraxis. Vi rekommenderar att du bekantar dig med dessa tredje parters dataskyddspraxis.

Vid behandlingen av personuppgifter följer vi på Raksystems Europeiska unionens (”EU”) allmänna dataskyddsförordning och övrig tillämplig dataskyddsreglering. Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Ifall du undrar över något får du mera information genom att kontakta oss.

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige är Raksystems Insinööritoimisto Oy eller ett annat företag i Raksystems-koncernen (hädanefter ”vi” eller ”den personuppgiftsansvarige”) som du är anställd eller arbetssökande till.

Kontaktuppgifter

asiakaspalvelu@raksystems.fi
tfn. 030 670 5500

Mottagare av personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas endast av de personer inom Raksystems-koncernen vars arbetsuppgifter förutsätter behandling av dessa uppgifter. Dessa aktörer omfattar bland annat löneräkning, HR, arbetstagare (själv och andra) och förmän i nödvändig utsträckning.

Dina personuppgifter kan också överföras på basis av avtal till utlokaliserad tjänsteleverantör för behandling på uppdrag av oss. Exempelvis HR-systemet upprätthålls av utomstående tjänsteleverantör som fungerar som personuppgiftsbiträde. Därtill behandlar också våra avtalspartners i nödvändig utsträckning uppgifter och svar i bland annat förfrågnings- och responsblanketter som eventuellt skickas till personalen. Dylika underleverantörer är exempelvis leverantörer av IT-tjänster som bl.a. har hand om systems tekniska underhåll eller behandling av respons. Tjänsteleverantörer behandlar dina personuppgifter enligt våra anvisningar i syfte att erbjuda våra tjänster och de har inte rätt att utnyttja dina uppgifter för eget syfte.

Syftet med behandling av personuppgifter

Upprätthållning, förvaltning och statistikföring av uppgifter hänförliga till anställningsförhållandet, utveckling av affärsverksamhet och upprätthållning, förvaltning och statistikföring av registrerades intresseuppgifter. Vi behandlar våra arbetstagares personuppgifter i syfte att sköta arbetsförhållandets parters rättigheter och skyldigheter, exempelvis gällande arbetsrättsliga förpliktelser eller företagsomstruktureringar som härrör sig till arbetsgivarföretaget. Därtill utvecklar och upprätthåller vi vår verksamhet samt försäljning och marknadsföring av våra tjänster. Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter också för att efterfölja lagstadgade krav. Vi behandlar dina personuppgifter också i samband med insamling, användning, behandling och publicering av förfrågningar och respons samt för anmälan och deltagande i evenemang. Vi kommer eventuellt att publicera och utnyttja din respons på vår webbplats, nyhetsbrev, marknadsföring, sociala medier och interna skolningar samt i utvecklingen av vår verksamhet. I samband med responsförfrågan meddelar vi när ditt svar behandlas anonymt eller om responsen inte publiceras. Därtill behandlar vi personuppgifter i samband med rekryteringar.

Grunder för behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter på basis av någon av följande:

gemensamt avtal (exempelvis anställningsavtal),
ditt samtycke (exempelvis elektronisk direkt marknadsföring). I detta fall kan du när som helst återkalla ditt samtycke,
vårt berättigade intresse (exempelvis statistikföring och överföring av dina personuppgifter inom vår koncern) eller
lagstadgad skyldighet som vi som företag bör uppfylla (vi är enligt lag skyldiga att exempelvis förvara av dina löneuppgifter i bokföringssyfte) eller för att fullgöra myndigheters lagbaserade begäranden.

Registrerade persongrupper

Arbetstagare, oberoende av anställningsförhållandets längd eller form. Med arbetstagare avses också de som utbildas genom läroavtalsutbildning, avlönade och oavlönade praktikanter osv. Därtill förvaras före detta arbetstagares uppgifter i systemet under en nödvändig förvaringsperiod. Arbetssökande, med vilka avses också personer som söker till läroavtalsutbildning och arbetspraktik.

Registrerade uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter endast i nödvändig mån. Bl.a. följande uppgifter kan samlas in om den registrerade:

namn, identifikationsnummer, födelsetid, språk, fotografi, adress, e-postadress, telefonnummer och måluppgifter
nära anhörigs namn och telefonnummer
företag, avdelning, kontor, förman
position, utbildningsinformation, språkuppgifter
befattningsbeskrivning inklusive färdigheter
referenser
utvecklingssamtal och mål
uppgifter gällande anställningsförhållandet samt anställningshistoria
identifikationsnummer, resultatposition
löneuppgifter och bankförbindelseuppgifter
skatteuppgifter inklusive skattenummer
information om eventuell utsökning
medlemskap i fackförbund (om arbetstagaren själv angett informationen) för betalning av medlemskapsavgift
utevaron och orsak till dessa (orsakskod för sjukfrånvaron)
olycksfallsanmälningar
semestrar
arbetsredskap
övriga uppgifter jämte bilagor som personen själv lagt till i systemet och angett under rekryteringsprocessen
uppgifter som med ditt samtycke sparats från tredje parts register
uppgifter om deltagande i evenemang och skolningar samt uppgifter gällande exempelvis specialdiet och allergier som samlats in och angivits av den registrerade i samband med anmälan till evenemang
intresseobjekt, intresseområden och andra uppgifter du meddelat.
övriga uppgifter som du angett och tillagt samt bilagor jämte bilder.
inför evenemang och skolningar samlar vi också in nödvändiga uppgifter, så som dina kostönskemål gällande serveringen. De anmälningsuppgifter du angett inför evenemanget innehåller eventuellt uppgifter om din hälsa, så som bl.a. uppgifter om allergier.
marknadsföringsmaterial, så som videon, som utfärdats med ditt samtycke
uppgifter som du själv angett i din meritförteckning eller arbetsansökan, vilka är bl.a. anställningshistoria, utbildningsinformation, färdigheter, språkkunskap och referenser, uppgifter som med ditt uttryckliga samtycke sparats från tredje parts register, din förnöjsamhetsinformation och dina kommentarer gällande rekryteringsprocessen och övrig information som du angett, så som kön.

Regelbundna informationskällor

I regel erhåller vi uppgifterna antingen från dig, eller med ditt uttryckliga samtycke eller i övrigt genom din medverkan ur tredje parters register.

Våra huvudsakliga informationskällor är anställningsavtal, konceptföretagaravtal och arbetstagardatabas. Därtill kan arbetstagare själv fylla i sina uppgifter i system (så som Lemonsoft och Sympa) och i förfrågnings- och responsblanketter. Övriga informationskällor kan vara vår webbplats och information som du själv angett/fyllt i.

När det gäller din arbetsansökan är våra informationskällor din arbetsansökan och därtill hänförlig information som erhållits från företag som erbjuder rekryteringstjänster samt övriga av dig angivna uppgifter och kontakter. Uppgifter om dig kan också samlas på vår webbplats.

Regelbunden utlämning av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifter kan lämnas ut och överföras inom koncernen bland annat i syfte att utföra nödvändiga uppgifter för att upprätthålla anställningsförhållandet samt till aktörer som har lagstadgad rätt att erhålla uppgifter (så som skatteförvaltningen). Därtill kan vi i nödvändig utsträckning lämna ut dina personuppgifter till tredje part bland annat när diverse gåvor och priser skickas till personalen.

I regel behandlar vi uppgifter inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I huvudsak överförs eller utlämnas alltså inte uppgifter utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ifall det inte är nödvändigt med tanke på behandlingen av personuppgifter som redogjorts för ovan, varvid vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter i enlighet med lagstiftning och i synnerhet artiklarna 45-46 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Notera vänligen att vissa av våra samarbetspartners kan behandla dina personuppgifter utanför EU (så som Google och Facebook).

Personuppgifters förvaringstid

Personuppgifter förvaras endast så länge de behövs för fullgörandet av förpliktelser till följd av anställningsförhållandet. Exempelvis är arbetsgivaren skyldig att ge arbetstagaren ett arbetsintyg, om intyget begärs inom tio år från det anställningsförhållandet upphörde.

Principer för skydd av personuppgifter

Personuppgifterna är huvudsakligen sparade på IT-basis och skyddade med nödvändiga tekniska åtgärder. I behandlingen av personuppgifter används sakenliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder med vilka personuppgifterna skyddats mot försvinnande, missbruk, utlämning, ändring och förstörelse. Fysiskt material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen/arkivskåp till vilka endast utnämnda personer och personer som på grund av sin position är auktoriserade har tillgång. Endast de anställda, yrkesutövare och övriga personer hos den personuppgiftsansvarige vars uppdrag förutsätter tillgång till databasen och som på basis av sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter har tillgång till databaser och system samt behandling av personuppgifter. Därtill kan var och en lägga till/bearbeta och radera de uppgifter om sig själv som finns i HR-systemet. Allmänna personuppgifter (så som e-postadress, arbetsuppgifter) i HR-systemet om var och en registrerad är tillgängliga till alla som har nyttjanderätt till ifrågavarande system.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt

att av den personuppgiftsansvarige begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av behandling som rör den registrerade eller att invända mot behandling samt rätt till dataportabilitet;
till den del behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, att när som helst återkalla sitt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket, innan detta återkallades;
att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande utan lagenlig grund;
att inge klagomål gällande behandling av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Ifall du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsregleringen kan du inge klagomål till en tillsynsmyndighet i den EU-medlemsstat där du har ditt hemvist eller din arbetsplats eller där du anser att överträdelsen skett.

I Finland är ifrågavarande myndighet Dataombudsmannen:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4
00530 Helsingfors
Postadress: PB 800
00531 Helsingfors
Telefonväxel: +358 (0)29 566 6700
E-post: tietosuoja@om.fi