Päivä aspalaisten kanssa – palveluvastaava Janela ja myyntiassistentti Hanne
Asiakaspalvelumme vastaa vuositasolla yli 20 000 puheluun, satoihin asiakkaiden lähettämiin sähköposteihin sekä kyselyihin. He pitävät huolta asiakkaistamme yhdessä Raksystemsin asiantuntijoiden kanssa. Tässä juttusarjassa kurkistamme aspalaisten arkeen, vuorossa ovat kaksi myyntiassistenttiamme, Hanne ja Janela, asiakaspalvelutiimin kahdeksasta myyntiassistentista.
Hanne
Olen Hanne Lammela ja olen aloittanut Raksilla syyskuussa 2018. Työskentelen asiakaspalvelussa B2B-puolen tarjouksissa ja tilauksissa eli meidän kesken TT-puolella. Siirryin vasta vähän aikaa sitten kokonaan B2B-puolelle, sitä ennen olen ollut kuluttajatilausten parissa. Tämän lisäksi olen myös kouluttanut ja perehdyttänyt uusia aspalaisia.
Raksilla työskentely on ollut erittäin innostavaa ja olen oppinut paljon kiinteistöjen kunnossapidosta. On todella mukavaa, että työnantajana järjestää koulutuksia, joihin on mahdollisuus mennä mukaan kehittämään omaa ammattitaitoa.
Tiimimme on ihanan tiivis ja yhteistyö sujuu mutkitta. Lähiesimiehemme tukee toimintaamme erittäin tehokkaasti, mikä on auttanut paljon työnteon sujuvuuteen.
Mitä myyntiassistentin työ pitää sisällään?
Tallennamme asiakkailta ja asiantuntijoilta tulleet tarjouspyynnöt asiakasrekisteriimme kyseisen toimialueen asiantuntijoille tarjouksen tekoa varten. Tallennamme myös aluetoimistojen alueilta tulleita tilauksia omiin järjestelmiimme valtakunnallisesti. Aluetoimistoja Suomessa on tällä hetkellä 16 kappaletta Vantaan pääkonttorimme lisäksi. Tällä hetkellä B2B-puolen tiimissä meitä on kolme ja tarkoituksenamme on kouluttaa vielä yksi aspalainen lisää näihin hommiin.
8:00 Tulen töihin aina hyvissä ajoin ennen kahdeksaa, jotta ehdin rauhassa katsomaan tilausten ja tarjousten tilanteet, jonka jälkeen suunnittelen työpäivän kulkua. Viikonlopun aikana tarjouspyyntöjä on tullut sen verran runsaasti, että kaksi aspalaista alkaa kirjaamaan tarjouspyyntöjä ylös ja kontaktoimaan asiakkaita sekä asiantuntijoita.
11:30 Lounaan jälkeen siirryn tallentamaan tilauksia järjestelmiimme, ja samalla keskustelemme tulevasta muutosta ja aspan uusista väljemmistä tiloista. Joidenkin tilauksen kohdalla joudun kyselemään puuttuvia laskutustietoja asiantuntijoilta, jolloin kyseinen tilaus jää hetkeksi sivuun odottamaan lisätietoja.
14:00 Iltapäivästä alan valmistautumaan keskiviikkona olevaan uuden TT- eli B2B-puolen koulutukseen käymällä omat materiaalini läpi ja kirjaamalla hieman muistiinpanoja mitä tulee muistaa koulutuksessa. Samalla kirjaan muutaman kiireellisen tarjouspyynnön ja merkitsen tulevaa koulutusta varten muutamia helppoja pyyntöjä mallikappaleiksi.
Janela
Olen Janela Johansson ja aloitin työt myyntiassistenttina Raksystemsin asiakaspalvelutiimissä 2019 toukokuussa. Työnkuvaani kuuluu pääasiallisesti Kuntotarkastus-puolen asiakaspalvelu ja tilausten/ajanvarausten vastaanotto puhelimitse ja sähköpostitse, sekä tilausten kirjaaminen järjestelmään. Tarvittaessa tuuraan myös vaihteessa.
Asiakaspalvelumme kattaa koko Suomen ja hallinnoimme asiakaspalvelua koko henkilöstön osalta. Vastaamme ensimmäisenä asiakkaiden yhteydenottoihin ja ohjaamme kyselyitä tarvittaessa eteenpäin. Laaja toiminta-alue tuo omat haasteensa ja tästä syystä on ehdottoman tärkeää, että yhteisistä toimintatavoista pidetään kiinni.
Perustilaukset kuten kuntotarkastukset, energiatodistukset ja kosteuskartoitukset, sekä osan asiantuntijatöistä otan vastaan suoraan tilaajilta ja teen ajanvarauksen. Erikoisemmat tapaukset välitän eteenpäin suoraan asiantuntijoille tarjouksen laatimista varten.
Kun tilausta varten on saatu kaikki tarvittavat tiedot ja sovittu aika sopii kaikille osapuolille, laadin tilaussopimuksen, lähetän sen valmistautumisohjeineen ja muine liitteineen tilaajille.
Työ sisältää paljon yhteydenpitoa eri tahoihin: asiakkaisiin, välittäjiin ja kuntotarkastajiin. Mukavinta Raksilla työskentelyssä on säännöllinen työaika, kivat työkaverit ja rento tunnelma. Jo lyhyessä ajassa olen monesti saanut yllättyä positiivisesti siitä, kuinka hyvin täällä otetaan henkilöstö huomioon.
Päivän kulku
Taataksemme kaikkiin yhteydenottoihin nopean reagoinnin, tiimillämme on käytössä kiertävä sähköpostivuoro. Tänään sähköpostin päävastuu osui omalle kohdalleni, eli puran ensisijaisesti kuntotarkastukseen liittyvää postia ja olen yhteydessä asiakkaisiin.
8:00 Saavuin töihin hieman ennen kahdeksaa. Päivä käynnistyi aamukahvilla sekä edellisen päivän kesken jääneiden asioiden selvittelyllä ja sen jälkeen asiakkailta tulleiden sähköpostien läpikäynnillä. Purin viesteistä uudet tilaukset omaan tilauskansioonsa, samoin laskutusosoitteen muutokset omaansa sekä siirsin muille aspalaisille tulleita vastauksia heidän hoidettavakseen.
9:00 Päivä jatkui aspan palaverilla, jossa käsittelimme palvelujen sisältöön ja hinnoitteluun liittyviä asioita.
10:00 Hoidin palaverin aikana tulleita soittopyyntöjä. Vastasin tarjouspyyntöihin sekä välitin osan viesteistä asiantuntijoille vastattavaksi. Sähköposteissa oli myös chat-botin kautta tulleita yhteydenottoja, joihin joko vastasin sähköpostitse tai soitin asiakkaalle lisätietojen saamiseksi.
12:30 Puhelin on soinut tiuhaan koko päivän. Lounaan jälkeen tuurasin puhelimessa, koska sairaslomien vuoksi meitä oli vähemmän kuin normaalisti. Sain välittäjän kautta hieman hankalamman kuntotarkastustilauksen, joka vaati yhteydenoton molempiin tilaajiin sekä varmistuksen tarkastajalta hinnoittelusta sekä tarkastuksen kellonajasta, joten tämän tapauksen kanssa vierähtikin tovi.
14:00 Iltapäiväkahvin jälkeen osallistuin palaveriin, jossa suunnittelimme asiakkaille lähetettävien tilaussopimuksien vakiosaatteita. Sain läksyksi muutaman puuttuvan saatteen laatimisen.
15:00 Loppupäivä meni sähköposteihin vastatessa. Juttelimme myös hieman tulevasta muutosta.
