RAKSYSTEMSIN TYÖNTEKIJÖIDEN JA -HAKIJOIDEN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 13.4.2022.

Työntekijä- ja hakijatietojen tietosuojaseloste

Kerromme tietosuojaselosteessamme, kuinka keräämme, käsittelemme, luovutamme ja suojaamme työntekijöidemme sekä työnhakijoiden henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitamme kaikkia niitä tietoja, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä eli sinua. Tällaisia tietoja sinusta ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero ja valokuvasi. Kerromme myös siitä mitkä ovat rekisteröityjen eli sinun oikeutesi. 

Henkilöstölle mahdollisesti lähetettävät kysely- ja palautelomakkeet voivat sisältää linkkejä muiden yhtiöiden sivustoille tai palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Suosittelemme, että tutustut tällaisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin. 

Me Raksystemsillä noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Euroopan unionin (”EU”) yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. 

Löydät alta lisätietoja siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. Mikäli jokin jäi vielä askarruttamaan, saat lisätietoja olemalla meihin yhteydessä.

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Raksystems Insinööritoimisto Oy taikka se muu Raksystems-konsernin yhtiö (jäljempänä ”me” tai ”rekisterinpitäjä”), jonka työntekijä tai työnhakija sinä olet.

Yhteystiedot

asiakaspalvelu@raksystems.fi
p. 030 670 5500

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojasi käsittelevät vain ne Raksystems-konserniin kuuluvat henkilöt, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Tällaisia tahoja ovat muun muassa palkanlaskenta, HR, työntekijät (itse sekä muut) sekä esimiehet tarvittavilta osin.

Henkilötietojasi voidaan myös siirtää sopimukseen perustuen ulkoistetuille palveluntarjoajille toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Esimerkiksi HR-järjestelmän ylläpidosta vastaa ulkoinen palveluntarjoaja, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Lisäksi muun muassa henkilöstölle mahdollisesti lähetettävien kysely- ja palautelomakkeiden tietoja ja vastauksiasi käsittelevät tarvittavilta osin lisäksemme sopimuskumppanimme. Tällaisia alihankkijoita ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka mm. huolehtivat järjestelmien teknisestä ylläpidosta tai palautteen käsittelemisestä. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi määrittelemillämme tavoin eikä heillä ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työsuhteeseen liittyvien tietojen ylläpito, hallinnointi ja tilastointi, liiketoiminnan kehittäminen sekä rekisteröityjen kiinnostustietojen ylläpito, hallinnointi ja tilastointi. Käsittelemme työntekijöidemme henkilötietoja työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi, esimerkiksi työoikeudellisiin velvoitteisiin tai työnantajayritystä koskeviin yritysjärjestelyihin liittyen. Lisäksi kehitämme ja ylläpidämme toimintaamme sekä palveluidemme myyntiä ja markkinointia. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi myös noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksiamme. Käsittelemme henkilötietojasi myös kyselyiden ja palautteen keräämisen, hyödyntämisen, käsittelyn ja julkaisemisen yhteydessä sekä tapahtumiin ilmoittautumista ja osallistumista varten. Saatamme julkaista ja hyödyntää palautettasi kotisivuillamme, uutiskirjeissä, markkinoinnissa, sosiaalisessa mediassa ja sisäisissä koulutuksissa sekä toimintamme kehittämisessä. Kerromme palautekyselyn yhteydessä, kun vastauksesi käsitellään anonyymisti tai, jos palautetta ei julkaista. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja rekrytointien yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi perustuen johonkin seuraavista:

• yhteinen sopimus (esimerkiksi työsopimus), 
• suostumuksesi (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi). Tässä tapauksessa voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi, 
• oikeutettu etumme (esimerkiksi tilastointi ja henkilötietojesi siirto konsernimme sisällä) tai  
• lakisääteinen velvollisuus, joka meidän yrityksenä tulee täyttää (esimerkiksi palkkatietojesi säilyttäminen kirjanpidollisissa tarkoituksissa on meille lain mukaan pakollista tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat pyynnöt).

Rekisteröidyt henkilöryhmät

Työntekijät, riippumatta työsuhteen kestosta tai muodosta. Työntekijällä tarkoitetaan myös oppisopimuskoulutettavia, palkallisia ja palkattomia harjoittelijoita yms. Lisäksi entisten työntekijöiden tiedot säilyvät järjestelmässä tarvittavan säilytysajan verran. Työnhakijat, joilla tarkoitetaan myös oppisopimuskoulutukseen ja työharjoitteluun hakevia henkilöitä.

Rekisteröidyt tiedot

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarvittavissa määrin. Rekisteröidyistä voidaan kerätä mm. seuraavia tietoja:

• nimi, henkilötunnus ja syntymäaika, kieli, valokuva, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• lähiomaisen nimi ja puhelinnumero
• yritys, osasto, toimisto, esimies
• tehtävänimike, koulutustiedot, kielitaito
• toimenkuvat sisältäen pätevyydet
• referenssit
• kehityskeskustelut ja tavoitteet
• työsuhteen tiedot ja työhistoria
• henkilönumero, tulospaikka
• palkkatiedot ja pankkiyhteystiedot
• verotiedot sisältäen veronumeron
• tieto mahdollisesta ulosotosta
• ammattiliittoon kuuluminen (jos työntekijä itse antanut tiedon) jäsenmaksun maksamista varten
• poissaolot ja niiden syy (sairaspoissaoloista syykoodit)
• tapaturmailmoitukset
• lomat
• työvälineet
• muut henkilön itsensä järjestelmään lisäämät sekä rekrytointiprosessissa antamat tiedot liitteineen
• kolmannen osapuolen rekistereistä suostumuksellasi talletetut tiedot.
• tieto tapahtumiin ja koulutuksiin osallistumisesta sekä tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt sekä rekisteröidyn itse antamat tiedot, kuten erikoisruokavaliot ja allergiat
• ilmoittamasi mielenkiinnonkohteet, kiinnostusalueet ja muut tiedot.
• muut antamasi ja lisäämäsi tiedot sekä liitteet kuvineen.
• tapahtumia ja koulutuksiamme varten keräämme myös niihin liittyen tarpeellisia tietoja, kuten tarjoiluun liittyen ruokavaliotoiveesi. Antamasi tapahtuman ilmoittautumistiedot saattavat sisältää terveystietojasi, kuten mm. allergiatiedot. 
• suostumuksellasi tehty markkinointimateriaali, kuten videot.
• itse ansioluettelossasi ja työhakemuksessasi kertomiasi tietoja, joita ovat mm. työhistoria, koulutustiedot, pätevyydet, kielitaito ja referenssit, kolmannen osapuolen rekistereistä sinun nimenomaisellasi suostumuksella talletetut tietosi, hakuprosessiin liittyvät tyytyväisyystietosi ja kommenttisi sekä muita antamiasi tietoja, joita voivat olla mm. sukupuoli.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti saamme tiedot joko sinulta itseltäsi, tai sinun nimenomaisella suostumuksella tai muuten sinun myötävaikutuksellasi kolmansien osapuolien rekistereistä.  

Meidän pääsääntöisiä tietolähteitä ovat työsopimus, konseptiyrittäjäsopimus ja työntekijätietokanta. Lisäksi työntekijät voivat täyttää itse tietojaan järjestelmiin (kuten Lemonsoft ja Sympa) ja kysely- ja palautelomakkeisiin. Muita tietolähteitä voivat olla internetsivumme sekä sinun itse antamasi/täyttämäsi tiedot.

Työhakemukseesi liittyen tietolähteinämme ovat työhakemuksesi ja siihen liittyen henkilöstönvälityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä saadut tiedot sekä muut itse antamasi tiedot ja yhteydenotot. Tietojasi voidaan kerätä myös internetsivullamme.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää konsernin sisällä työsuhteen ylläpitoon tarvittavien tehtävien suorittamiseksi sekä tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus saada tiedot (kuten verohallinto). Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi tarpeellisilta osin kolmannelle osapuolelle muun muassa silloin kun henkilöstölle lähetetään erilaisia muistamisia taikka palkintoja.

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueen sisällä. Pääsääntöisesti tietoja ei siis siirretä tai luovuteta EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä esitettyjen henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista, jolloin huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön ja erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45-46 artiklojen edellyttämällä tavalla. Huomioithan, että jotkin kumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi EU:n ulkopuolella (kuten Google ja Facebook). 

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan työsuhteesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi. Työnantajalla on esimerkiksi velvollisuus antaa työtodistus, jos työntekijä pyytää sitä kymmenen vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on tallennettu pääosin IT-pohjaisesti ja suojattu tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Henkilötietojen käsittelyssä on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet, joilla henkilötiedot on suojattu katoamisen, väärinkäytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa/ arkistokaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän palveluksessa olevat työntekijät, ammatinharjoittajat ja muut henkilöt, jotka tarvitsevat tehtävissään pääsyn tietokantaan ja joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä kyseisiä henkilötietoja. Lisäksi kukin henkilö voi lisätä/muokata ja poistaa omia HR-järjestelmässä olevia tietojaan. Kunkin rekisteröidyn HR-järjestelmässä olevat yleiset henkilöiden perustiedot (kuten sähköpostiosoite, työtehtävä) näkyvät kaikille, joilla on kyseisen järjestelmän käyttöoikeus.  

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. 

Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): +358 29 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi